Informarsi a vicenda e accordarsi in tempo

La gestione delle ore supplementari di lavoro e dello straordinario, così come la loro compensazione o rimborso è regolata dalla Legge sul lavoro e dal Codice delle obbligazioni. Nei due testi legislativi sono definiti diritti e doveri dei datori di lavoro e dei lavoratori affinché le reciproche responsabilità siano ben chiare.

Orari di lavoro e di riposo bilanciati fanno parte del principio della protezione della salute atto a evitare che si verifichino incidenti o infortuni causati da fenomeni di sonnolenza o da stanchezza. Essi garantiscono ai lavoratori la conduzione di una vita sociale definendone per esempio la giornata di riposo, cioè la domenica. In relazione a temi come gli orari di lavoro, i rapporti esplicativi sui lavori svolti quotidianamente, la gestione corretta della compensazione di straordinari e quant’altro, sorgono spesso molti interrogativi.

Definizione di ore supplementari e straordinario
Le ore supplementari e lo straordinario sono due termini differenti e ben distinti. Le ore supplementari in quanto tempo di lavoro maggiore di quello convenuto, viene predisposto dal datore di lavoro, mentre per il lavoratore si tratta di prestazioni supplementari necessarie. Principalmente le ore supplementari vanno prestate soltanto quando il datore di lavoro le esige perché le circostanze aziendali lo impongono, il lavoratore è tenuto a prestare ore suppletive nella misura in cui sia in grado di prestarle o lo si possa ragionevolmente pretendere da lui secondo le norme della buona fede. Se il lavoratore effettua a titolo volontario ore supplementari senza che il datore di lavoro ne sia a conoscenza, cosa che in realtà non dovrebbe accadere, il datore di lavoro è comunque obbligato a interagire. Se non lo fa, le ore supplementari prestate dal lavoratore sono automaticamente approvate. Si parla di lavoro straordinario quando si supera la durata di lavoro normale stabilità per contratto fino alla durata massima della settimana lavorativa. Tutto ciò nonché la gestione degli straordinari sono regolati dalla Legge sul lavoro LL a cui molte aziende private ne fanno capo.

Obbligo di presentare prove
Il lavoratore deve poter comprovare che presta ore di lavoro supplementari. Nella pratica del Tribunale federale è dimostrato che nella maggior parte dei casi bastano alcune registrazioni documentate da parte del lavoratore. Se esistono rapporti scritti sul lavoro svolto settimanalmente o mensilmente che il lavoratore può consegnare al datore di lavoro, ancora meglio, essi sono più che sufficienti come prova, anche se manca la firma del datore di lavoro. Si parte dal presupposto che un datore di lavoro sappia sempre se il proprio collaboratore fa lo straordinario, per esempio mediante l’acceso alla registrazione elettronica dell’orario di lavoro del proprio personale.

Il rapporto esplicativo sul lavoro svolto quotidianamente
Per le aziende soggette alla Legge sul lavoro, i datori di lavoro hanno il dovere di conservare tutte le documentazioni e i registri in caso di controllo da parte delle autorità di esecuzione e di vigilanza le quali giudicano anche la corretta osservanza della Legge. Dalle documentazioni deve essere chiaramente specificata la durata dell’orario di lavoro svolto giornalmente e settimanalmente inclusi straordinari e ore lavorative compensate. I succitati rapporti devono fornire informazioni dettagliate sulla situazione e la durata delle pause da osservare di minimo mezz’ora e più. Vanno inoltre evidenziati i giorni settimanali di riposo o di sostituzione, salvo ciò non cade di domenica. E per finire non vanno tralasciate, ai sensi della Legge, le registrazioni dei supplementi di orari e di salario da versare ai collaboratori. Un rapporto esplicativo sul lavoro svolto, elaborato dal lavoratore e consegnato al datore di lavoro, deve contenere l’orario di lavoro giornaliero o settimanale e il luogo di lavoro nonché la durata delle pause. Non esiste una Legge o uno strumento prescritto per la registrazione della durata del lavoro.
La Segreteria di Stato dell’economia Seco elenca più modelli atti a registrare l’orario di lavoro. Ne fanno parte sia il rapporto esplicativo del lavoratore, sia i sistemi elettronici così come quelli per stampare, oppure i software sul computer o sullo smartphone. Nella Legge sul lavoro non vi sono invece indicazioni inerenti alla sottoscrizione dei rapporti esplicativi da parte di entrambi gli attori (datore di lavoro e lavoratore). Una firma comunque è molto utile in caso di presentazioni di prove. Il datore di lavoro ha l’obbligo in linea di massima di registrare la durata di lavoro. Egli può però assegnare questo compito-obbligo al lavoratore. Agli organi di controllo però è il datore di lavoro che deve presentare sempre la documentazione sulle registrazioni. Si consiglia quindi di controllare regolarmente, per esempio ogni mese, i rapporti esplicativi sul lavoro svolto giornalmente. In questo modo il datore di lavoro ha il controllo sul totale delle
ore supplementari ed è in grado quindi di intraprendere in tempo le misure necessarie per risollevare il lavoratore dal troppo lavoro.

Il diritto alle vacanze
I giorni di vacanze non ancora goduti dal lavoratore entro fine anno, non vanno persi. Essi vengono riportati al completo all’anno successivo. La prescrizione di un diritto alle vacanze si basa sulle regole standard della prescrizione. Il Tribunale federale si è pronunciato in merito fissando un termine di prescrizione pari a cinque anni.

Dovere di assistenza
Il Codice delle obbligazioni prevede che il datore di lavoro debba rispettare e proteggere la personalità del lavoratore, avere il dovuto riguardo per la sua salute (CO art. 328). Ciò riguarda anche un’organizzazione pratica del lavoro atta a salvaguardare la sua salute fisica e psichica. Questo è riferito anche al controllo dell’orario di lavoro. Il datore di lavoro è tenuto a dare il suo valido contributo in merito. Il lavoratore è obbligato a informare il suo datore di lavoro su situazioni problematiche. Il rispetto degli orari di lavoro e di riposo ai sensi della Legge sul lavoro è parte integrante della protezione della salute del lavoratore ed è responsabilità del datore di lavoro. Il rispetto dei suddetti orari è molto importante onde evitare infortuni o incidenti causati dalla troppa stanchezza. Quando accade un infortunio sul lavoro dovuto a una mancata ottemperanza agli obblighi da parte del datore di lavoro, le conseguenze e la responsabilità potrebbero ricadere su quest’ultimo, se egli ha originato per grave colpa o intenzionalmente il caso assicurativo. Un lavoratore può rifiutare di eseguire un lavoro se, informato il datore di lavoro sulle problematiche, quest’ultimo non adempie ai suoi obblighi intervenendo a favore dalla tutela della salute del proprio lavoratore. Il relativo salario rimane invariato.

Ulteriori informazioni

Segreteria di Stato dell'economia SECO: Le legge sul lavoro: Principali disposizioni sulla durata del lavoro e del riposo in breve